[Gelöst]Verschiedene Mitarbeiter – Nachverfolgung - Kontakt

Hallo zusammen,

bei uns in der Firma haben verschiedene Mitarbeiter z.B. Herr Mustermann in ihren Outlook Kontakten. Eventuell ist der Kontakt unterschiedlich detailliert erfasst worden, z.B. einer mit privater Telefonnummer und ein anderer ohne.
1. Wie hätten gern die Summe der Kontaktinfos zu Herrn Mustermann in einem CRM Kontakt
2. Weiterhin sollen alle Kollegen die diesen Kontakt bei sich im Outlook hatten den Kontakt in Outlook nachverfolgen (ist das überhaupt möglich)

Grüße
Silvio

Zuletzt geändert von Silvio am 6. September 2011 16:11, insgesamt 2-mal geändert.

Hallo Silvio,

zu 1.
Ja, das ist möglich. Du kannst beide Kontakte markieren und dann Zusammenführen.
Habe es jetzt unter CRM 2011 selbst noch nicht ausprobiert, aber denke du kannst dort auswählen, welche Daten aus welcher Version verwendet werden sollen.
Der alte Kontakt wird anschließend deaktiviert und einer von beiden enthält dann alle Daten (Aktivitäten, Geschlossene Aktivitäten)

zu 2.
Ja, auch dies ist möglich. Es kann natürlich nur einer den Kontakt besitzen und bei diesem wird es bei den Standardeinstellungen synchronisiert.
Man kann im Outlook sich selbst Regeln definieren, welche Datensätze aus dem CRM synchronisiert werden sollen.
Wenn der CRM Outlook Client 2011 installiert ist, gibt es im Outlook unter "Datei" --> "CRM" --> "Synchronisieren" die Auswahl "Outlook Filter".
Würde dort die vorhandenen Filter wie "Meine Kontakte" bestehen lassen und zusätzlich neue Anlegen und dort angeben, welche Kontakte synchronsiiert werden sollen, wie z. B. die Kontakte von bestimmten Firmen oder je nachdem was gewünscht ist.

Hallo Dirk,

danke für die Antwort.

zu 1
Das zusammenführen funktioniert wunderbar. Leider verfolgt dann aber einer der beiden Kollegen einen deaktivierten Kontakt nach.
Das muss man dann wiederum mit Punkt 2 lösen.

zu 2
Die Erstellung Filter ist ja schon relative umständlich, wenn jeder Kollege seine Kontakte weiterhin nachverfolgen will. Aber wenn es nicht anders vorgesehen ist, muss man wohl den Weg gehen.
Bei Tests ist mir aufgefallen: Wenn ich ein Kontakt lösche (in meinen Outlook Kontakten), den ich vorher nachverfolgt habe, kann ich diesen nicht wieder über den Filter nachverfolgen. Woran liegt das?

Grüße
Silvio

Hallo Silvio,

ja, ein wenig Aufwand ist das leider alles.
Je nach Rechte-Verteilung muss je nachdem etwas mehr Nacharbeit geleistet werden.

Vielleicht ist folgender Punkt für dich auch interessant:
Im CRM Outlook Client unter CRM --> Optionen --> Adressbuch. Dort kann man einstellen, welchen CRM-Datensatztypen mit dem Adressbuch synchronisiert werden...

zu 2
Ja, wenn ein Kontakt gelöscht wird, wird sich dies in der Datenbank namens "OutlookSyncCache.sdf" auf dem Client gespeichert.
Es ist gewollt, dass man ungewünschte Kontakte nicht wieder mit synchronisiert bekommt.
Dies kann man mit verschiedenen Workarrounds umgehen.

• When a contact is deleted in Outlook and after the CRM synchronisation has completed - the CRMID of the contact is retained in the IDMAPPINGTable with a filed specifically indicating that it is deleted - this entry then stays there even if you tick / untick contact synhcronisation. I guess the logic is that if the user deleted the contact they meant to do it!! (I wish the world was as straifght forward as that!!).
I have found a way to re-instate the contact but it is very nasty as it requires the relevant row(s) to be deleted in the IDMappingTable (in Users\<userid>\AppData\Roaming\Microsoft\MSCRM\Client\OutlookSyncCache.sdf) - then you also have to make a change to the record in CRM and the record then comes down into the user's Outook. Not easy as you need to find some way of accessing the SQL Compact Database table

Oder: Die Datei "OutlookSyncCache.sdf" umbenennen --> synchronisieren --> unter Optionen einstellen, dass keine Kontakte synchronisiert werden sollen --> synchronisieren --> den Haken bei den Kontakten wieder setzen --> synchronisieren und alle Kontakte sollten wieder vorhanden sein. (Vorsicht: selbst noch nicht ausprobiert!)

Hallo Dirk,

noch mal danke für die Infos. Das Verfahren zu Punkt 2 um die Sync Cache DB neu aufzubauen funktioniert wunderbar.

Grüße
Silvio

Hallo Silvio,

der Beitrag ist zwar schon alt und als gelöst markiert, wollte aber noch kurz unser Verfahren für die parallele Nutzung von Kontakten ergänzen.
Wir haben eine neue Entität "Kontakt-Team" geschaffen und diese per N:1 an den Kontakt gehängt.

Außerdem durch einen speziellen Workflow für alle Benutzer unsere Standardansicht (Meine Aktiven Kontakte) verändert sodass dort eigene Kontakte sowie "Kontakte mit Besitzer des Kontaktteams = eigener Benutzer" angezeigt und damit auch ins Outlook synchronisiert werden.