Anzeige geschlossener Aktivitäten eines Kontakts

Hallo,

wenn die Emails eines Kontakts nachverfolgt werden, finden diese sich beim entsprechenden Kontakt unter "geschlossene Aktivitäten".
Nun ist es etwas verwirrend, dass man dort in der Liste nicht erkennen kann, welche "Richtung" die Email hatte - ob der Kontakt als Absender oder Empfänger ist.

Über die Anpassung der zugeordneten Ansicht der Aktivitäten komme ich nicht weiter, da man dort nichts passendes (Empfänger, Absender, An, Von oder Statusgrund) auswählen kann bzw. auch keinen Zugriff auf die Felder von Email Aktivitäten hat.
Lässt sich das irgendwie einbauen/ändern?

Vielen Dank,
Felix

Hi,
sind diese nicht in der Entität E-Mail --> Views --> Email Associated View. Hier kannst du "From", "To" als Spalte hinzufügen und abspeichern. Dann siehst du an wen und von wem die E-Mail gesendet wurde. Allerdings sind diese Spalten dann in allen verknüpften Entitäten zu sehen.

Grüße
gE3z

Hallo,

das beträfe dann ja nur die zugeordnete Ansicht der Entität Email. Allerdings wird beim Kontakt "Geschlossene Aktivitäten" angezeigt, es müsste also eher dort angepasst werden (bisher keine Möglichkeit gefunden).
Eine Alternative wäre natürlich, über einen zusätzlichen Link im Navigationsbereich des Kontakts noch die zugeordneten Emails anzuzeigen, dann würde dein Tipp weiterhelfen. Allerdings habe ich nicht gefunden, wie/wo ich dies umstellen kann. Es gibt zwar eine 1:n Verknüpfung zwischen Kontakt und Email, diese lässt sich aber anscheinend nicht in den Navigationsbereich des Kontakts einfügen...

Hallo Felix,

die Anzeige aller Aktivitäten (Aktivitätenübersicht) zu Kontakten/Firmen ist die Darstellung einer eigenständigen Datenbank-Tabelle (ActivityParty/ActivityPointer), die gemeinsame Elemente aller einzelnen Aktivitätenarten (Email, Anruf, Termin, Serviceaktivität, Brief) enthält. Gemeinsame Elemente sind z.B. das Datum, das Regarding und das Subject. Das System sorgt dann intern dafür, dass diese Felder aus den einzelnen Datensätzen der Aktivitätentypen (Email, Telefonanruf, Termin etc) immer aktualsiert werden.

Konkretes Beispiel: Feld Richtung Eingehend / Ausgehend gibt es beim Telefonat, aber nicht beim Termin. Also ist das Feld Richtung nicht in den Aktivitätenübersicht enthalten und kann nicht angezeigt werden.

Idee für einen organisatorischen Workaround (-> Anwenderschulung): von der Anzeige aller Aktivitäten auf die Anzeige der Emails wechseln, wenn man sich für diese Details interessiert. Dann kannst du dort alle Felder der Telefonate anzeigen lassen.
Idee für einen technischen Workaround: Z.B. über einen Workflow bei den Emails dafür sorgen, das beim Anlegen / Create ein Subject / Betreff ein Hinweis wie [IN] oder [OUT] vorne oder hinten ergänzt wird. Muss man mal ausprobieren, ob das praktikabel ist.

Hallo,

danke für deine Antwort, kannst du mir sagen, ob folgendes auch vom Formular des Kontakts (geschlossene Aktivitäten) auch geht?

Idee für einen organisatorischen Workaround (-> Anwenderschulung): von der Anzeige aller Aktivitäten auf die Anzeige der Emails wechseln, wenn man sich für diese Details interessiert. Dann kannst du dort alle Felder der Telefonate anzeigen lassen.

Ich konnte dort nichts entsprechendes finden/einstellen und halte es für nicht praktikabel, dass die Nutzer vom Formular des Kontakts sich in dem komplett anderen Bereich erst durch die Aktivitäten, Emails bis hin zu den Emails des Kontakts entlanghangeln müssen. Wenn also vom Formular des Kontakts die Verknüpften Emails aufgerufen werden könnten, wäre das super.

Hallo Felix,

Im Dialog Kontakt gibt es im Kontextmenü (linke Spalte) den Punkt Geschlossene Aktivitäten. Dort kann man zwar nicht über eine Suche arbeiten. Aber man kann z.B. Filtern aktivieren und dann im Spaltenkopf "Aktivitätstyp" auf Email eingrenzen. Das wäre Option 1, aber das muss jedesmal mit zwei Klicks aufgerufen werden.

Option 2: Wenn man über den Menüpunkt "Aktivitäten" geht, dann kann man offenen und geschlossene Aktivitäten sehe. Es gibt dort einen Filter mit dem Standardwert "nächste 30 Tage" und darüber einen Möglichkeit, eine Ansicht auszuwählen bzw. auch die Option, eine (persönliche) Ansicht zu erstellen.

Man kann eine Ansicht definieren, die auf den Aktivitätentyp = Email begrenzt ist. Mit einem Klick kann man dann diese gespeicherte Ansicht wählen. Es gibt aber im Standard immer den Filter "Nächste 30 Tage". Das ist nicht passend. Es gibt aber (unsupporte) JavaScripte, die diese Filtereinstellung grundsätzlich auf "Alle" umsetzen. Wenn man das so umsetzt, dann kann man aus dem Kontaktdetail über einen Klick auf "Aktivitäten" eine Liste aller EMails erhalten.

Hallo,

danke für deine Antwort, aber ich habe mein "Problem" im letzten Posting wohl etwas missverständlich beschrieben :)

Die Emails in den geschlossenen Aktivitäten zu finden ist kein Problem, daher ist der Weg über Filtern oder persönliche Ansicht nicht notwendig.
Vielmehr suche ich einen Weg, die Emails dermaßen darstellen zu können, dass ich dort auch Zugriff auf die Felder An/Von habe - das geht auch durch Setzen passender Filter bei den geschlossenen Aktivitäten nicht. Ziel ist es, dass die Benutzer erkennen können, welche der Emails vom Kontakt kamen und welche dorthin gingen.

Die Idee per workflow den Betreff anzupassen ist auf jeden Fall gut. Falls es aber eine Möglichkeit gibt direkt die An/Von Felder anzuzeigen wäre mir das deutlich lieber.

hmm wenn es dir nur um die Ansicht von Emails eines Kontaktes geht, könntest du ein neue Subgrid einbauen welchen die Emailmessages zum Kontakt darstellt, dort sich dann from/to anzeigbar. Im Kontakt unter geschlossene Aktivitäten geht das sonst so mmn leider nicht.