Terminteilnehmer automatisch per Workflow setzen

Hallo liebe Community,

ich hänge gerade an einem Problem. Folgendes Szenario:

Zur besseren Terminübersicht möchte unser Vertrieb dass bei allen Terminen im CRM gewisse Teilnehmer als optional gesetzt werden. Da die Kollegen aber leicht vergesslich sind , soll dies automatisiert passieren. Zwei Kollegen sollen immer gesetzt werden, egal wer bei dem Termin sonst noch dabei ist.

Ich habe daher einen Workflow erstellt, der beim Erstellen eines Datensatzes vom Typ Termin die optionalen Teilnehmer auf "Mitarbeiter A" und "Mitarbeiter B" setzt. Das Problem daran war allerdings, dass mir der Workflow alle bisher gesetzten Teilnehmer (z.B. "Mitarbeiter C") überschreibt und somit entfernt. Am Ende stehen nur noch A und B als optional.
Als zweites habe ich versucht über dynamische Elemente das ganze abzubilden, aber die Increment-Funktion reagiert ja nur auf numerische Werte.

Kann mir jemand einen Tipp geben wie ich das am besten abbilden kann? Evtl. per JavaScript?

Vielen Dank für eure Tipps!
LG Marc

Hallo Marc,
mit JScript geht das. Das Feld optionalattendees beim Appointment verweist auf Activityparty (http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa680320.aspx )

Schreibe eine Funktion, die auf das OnChange bei den optionalen Teilnehmern reagiert:
1) Hole ggf. vorhandene optionalattendees-Einträge zu der Aktivity. Kriterium ist activityparty.participationtypemask = 6 (http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa680158.aspx)
Den Fetch kann man selbst von A bis Z schreiben oder Toolkits einsetzen. Ich arbeite z.B. mit dem XRMServiceToolkit aus Codeplex.
2) Wenn Treffer, dann Prüfung, ob deine zwei Kandidaten dabei sind. Damit man nur fehlende Kollegen ersetzt und keine Doppeleinträge erstellt
3) je nach Ergebnis von 2: Neue Datensätze erstellen, das geht auch über Tookits.

Wenn du perfekt arbeiten willst, dann prüfen auch den Teilnehmer, ob da evtl. schon deine zwei Kollegen dabei sind.

Hallo Markus,

vielen Dank für Deine schnelle Antwort.

Über einen Workflow lässt sich das nicht realisieren? Habe bisher noch kein Fetch mit JScript gemacht und müsste mich da erst einarbeiten.

Danke und Gruß

Hallo,
ich würde die beiden Kollegen einfach als BCC über den Workflow hinzufügen, dann werden die Einträge im CC nicht überschrieben.
Ansonsten musst du erst die bereits vorhandenen CC Einträge über den Workflow erneut hinzufügen und dann zusätzlich deine beiden Kollegen. Dann hast du auch alle im CC

Hallo,

BCC im Termin? Ich habe in der Workflow-Ansicht nur die Felder "Erforderlich" und "Optional", also kein CC oder BCC.

Oder ich stehe grad gewaltig auf dem Schlauch

stimmt, Termin haben ja kein BCC

Dann wie beschrieben im Workflow zuerst die bereit vorhandenen Teilnehmer hinzufügen und anschließend die beiden statischen.