Mehrfachverknüpfung von Kontakten und Firmen
28. Oktober 2015 15:01
Moin zusammen,
einer meiner Kunden hat die Anforderung einen Kontakt mit mehreren Firmen zu verknüpfen, da diese Kontakt in mehreren Unternehmen Funktionen einnimmt.
Ich habe für dieses Thema folgende Lösungsansätze, komme aber nicht zu einem Ende, dass alle Anforderungen abdeckt.
1. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen können mehrfach in CRM erfasst werden. Diese Datensätze können über Verbindungen in Beziehung gesetzt werden, so dass ersichtlich ist, dass dieser Kontakt mehrfach existiert.
1a. Dies hat den Vorteil, dass die Standarddatenstruktur von CRM genutzt wird, die für die Outlook-Synchronisierung und für das Marketing erforderlich ist. Weiterhin besteht die Möglichkeit jeden Kontakt individuell mit den für die Firma gültigen Funktionen, Adress- und Kontaktinformationen zu pflegen.
1b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Dubletten in CRM vorhanden sind. Zusätzlich ist die Zuweisung von Aktivitäten komplexer, da aufgrund des Namens des Kontaktes nicht ersichtlich ist um welchen Kontakt es sich handelt. Ein weiter Nachteil ist, dass keine Übersicht über alle Aktivitäten zu dieser natürlichen Person besteht, da die Aktivitäten ggf. zu unterschiedlichen Kontakten zugeordnet sind.
2. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen könnten einmal in CRM erfasst werden und über Verbindungen mit der Firma in Beziehung gesetzt werden. Die CRM Datenstruktur wäre so zu erweitern, dass alle firmenspezifischen Informationen wie bspw. Funktion, Adressdaten, Kontaktdaten usw. nicht mehr beim Kontakt gespeichert sind, sondern in die Verbindung aufgenommen werden, da diese Daten abhängig von der Beziehung zur Firma sind.
2a. Dies hat den Vorteil, dass keine Dubletten in CRM vorhanden sind und das die Pflege von Aktivitäten einfacher ist, da jeder Kontakt nur ein mal vorhanden ist.
2b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Standarddatenstruktur von CRM geändert wird und somit Outlook-Synchronisierung, die Anzeige von Kontakten und Aktivitäten beim Firmen sowie das Marketing nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung steht. Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht ersichtlich ist, zu welcher Funktion des Kontaktes die Aktivität gehört.
3. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen könnten einmal in CRM erfasst werden und über eine fixe Definition der Anzahl von Firmenbeziehungen so erweitert werden, dass im Kontakt die firmenspezifischen Felder pro Firmenbeziehung erfasst werden können. Wenn bspw. definiert wird, das ein Kontakt maximal bei 3 Firmen Funktionen einnimmt würden also alle Felder für bspw. die Funktion, Kontaktdaten, Adressdaten usw. 3 mal auf der Maske des Kontaktes abgebildet werden.
a. Dies hat den Vorteil, dass keine Dubletten in CRM vorhanden sind und das die Pflege von Aktivitäten einfacher ist, da jeder Kontakt nur ein mal in CRM vorhanden ist.
b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Standarddatenstruktur von CRM geändert wird und somit Outlook-Synchronisierung, die Anzeige von Kontakten und Aktivitäten beim Firmen sowie das Marketing nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung steht. Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht ersichtlich ist, zu welcher Funktion die Aktivität gehört. Zusätzlich ist dies eine unflexible Lösung, da bei der Anforderungen einer vierten Firmenbeziehung die komplette Struktur erweitert werden muss.
So, jetzt bin ich mal gespannt ob jemand dazu bereits eine Lösung hat, die auch mit der Outlooksynchronisierung und den Marketingfunktionen zusammen passt...
Vielen Dank für euer Feedback im Voraus und mit freundlichen Grüßen
Karsten
einer meiner Kunden hat die Anforderung einen Kontakt mit mehreren Firmen zu verknüpfen, da diese Kontakt in mehreren Unternehmen Funktionen einnimmt.
Ich habe für dieses Thema folgende Lösungsansätze, komme aber nicht zu einem Ende, dass alle Anforderungen abdeckt.
1. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen können mehrfach in CRM erfasst werden. Diese Datensätze können über Verbindungen in Beziehung gesetzt werden, so dass ersichtlich ist, dass dieser Kontakt mehrfach existiert.
1a. Dies hat den Vorteil, dass die Standarddatenstruktur von CRM genutzt wird, die für die Outlook-Synchronisierung und für das Marketing erforderlich ist. Weiterhin besteht die Möglichkeit jeden Kontakt individuell mit den für die Firma gültigen Funktionen, Adress- und Kontaktinformationen zu pflegen.
1b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Dubletten in CRM vorhanden sind. Zusätzlich ist die Zuweisung von Aktivitäten komplexer, da aufgrund des Namens des Kontaktes nicht ersichtlich ist um welchen Kontakt es sich handelt. Ein weiter Nachteil ist, dass keine Übersicht über alle Aktivitäten zu dieser natürlichen Person besteht, da die Aktivitäten ggf. zu unterschiedlichen Kontakten zugeordnet sind.
2. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen könnten einmal in CRM erfasst werden und über Verbindungen mit der Firma in Beziehung gesetzt werden. Die CRM Datenstruktur wäre so zu erweitern, dass alle firmenspezifischen Informationen wie bspw. Funktion, Adressdaten, Kontaktdaten usw. nicht mehr beim Kontakt gespeichert sind, sondern in die Verbindung aufgenommen werden, da diese Daten abhängig von der Beziehung zur Firma sind.
2a. Dies hat den Vorteil, dass keine Dubletten in CRM vorhanden sind und das die Pflege von Aktivitäten einfacher ist, da jeder Kontakt nur ein mal vorhanden ist.
2b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Standarddatenstruktur von CRM geändert wird und somit Outlook-Synchronisierung, die Anzeige von Kontakten und Aktivitäten beim Firmen sowie das Marketing nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung steht. Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht ersichtlich ist, zu welcher Funktion des Kontaktes die Aktivität gehört.
3. Kontakte, die bei mehreren Unternehmen Funktionen einnehmen könnten einmal in CRM erfasst werden und über eine fixe Definition der Anzahl von Firmenbeziehungen so erweitert werden, dass im Kontakt die firmenspezifischen Felder pro Firmenbeziehung erfasst werden können. Wenn bspw. definiert wird, das ein Kontakt maximal bei 3 Firmen Funktionen einnimmt würden also alle Felder für bspw. die Funktion, Kontaktdaten, Adressdaten usw. 3 mal auf der Maske des Kontaktes abgebildet werden.
a. Dies hat den Vorteil, dass keine Dubletten in CRM vorhanden sind und das die Pflege von Aktivitäten einfacher ist, da jeder Kontakt nur ein mal in CRM vorhanden ist.
b. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Standarddatenstruktur von CRM geändert wird und somit Outlook-Synchronisierung, die Anzeige von Kontakten und Aktivitäten beim Firmen sowie das Marketing nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung steht. Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht ersichtlich ist, zu welcher Funktion die Aktivität gehört. Zusätzlich ist dies eine unflexible Lösung, da bei der Anforderungen einer vierten Firmenbeziehung die komplette Struktur erweitert werden muss.
So, jetzt bin ich mal gespannt ob jemand dazu bereits eine Lösung hat, die auch mit der Outlooksynchronisierung und den Marketingfunktionen zusammen passt...
Vielen Dank für euer Feedback im Voraus und mit freundlichen Grüßen
Karsten
Re: Mehrfachverknüpfung von Kontakten und Firmen
28. Oktober 2015 18:45
Hallo Karsten,
ich habe in einem Projekt auch meine Gedanken dazu gemacht da ich mit den Connections nicht wirklich weiter kam evtl.. hilft Dir das weiter. Du kannst einen Custom Entität ( Bsp. Kontakt Rolle) erstellen der ein Child Entität von Kontakt und Firma ist und die typen Emailable und Aktivität aktivierst. Du kannst dann aus der Entität Emails senden und zu diese Rolle Aktivitäten dranhängen. Ist nur so eine Idee
VG
Arash
ich habe in einem Projekt auch meine Gedanken dazu gemacht da ich mit den Connections nicht wirklich weiter kam evtl.. hilft Dir das weiter. Du kannst einen Custom Entität ( Bsp. Kontakt Rolle) erstellen der ein Child Entität von Kontakt und Firma ist und die typen Emailable und Aktivität aktivierst. Du kannst dann aus der Entität Emails senden und zu diese Rolle Aktivitäten dranhängen. Ist nur so eine Idee
VG
Arash
Re: Mehrfachverknüpfung von Kontakten und Firmen
28. Oktober 2015 20:07
Hallo Arash,
besten Dank für deinen Hinweis.
Leider ist das nicht die Lösung, da die Daten der Custom "Child" Entity nicht mit Outlook abgeglichen werden. D.h. dass beim Kontakt nur die Informationen in Outlook vorhanden wären, die direkt im Kontakt gespeichert sind. Ziel ist es aber in Outlook alle Daten zur Verfügung zu haben, die der Kontakt pro Firmenbezug hat. D.h. alle unterschiedlichen Emailadressen, Telefonnummern, Adressen usw.
Zusätzlich kann ich die Daten der Child-Entity im Seriendruck einer Kampagne nicht nutzen da der Standardseriendruck keine n-Relationen ausdrucken kann.
Danke und Gruß,
Karsten
besten Dank für deinen Hinweis.
Leider ist das nicht die Lösung, da die Daten der Custom "Child" Entity nicht mit Outlook abgeglichen werden. D.h. dass beim Kontakt nur die Informationen in Outlook vorhanden wären, die direkt im Kontakt gespeichert sind. Ziel ist es aber in Outlook alle Daten zur Verfügung zu haben, die der Kontakt pro Firmenbezug hat. D.h. alle unterschiedlichen Emailadressen, Telefonnummern, Adressen usw.
Zusätzlich kann ich die Daten der Child-Entity im Seriendruck einer Kampagne nicht nutzen da der Standardseriendruck keine n-Relationen ausdrucken kann.
Danke und Gruß,
Karsten
Re: Mehrfachverknüpfung von Kontakten und Firmen
29. Oktober 2015 09:30
Hallo Karsten,
Wenn du alle Informationen des Kontaktes in Outlook sehen willst musst du den Kontakt mehrfach hinterlegen. Ein Kontakt, der zwischen CRM und Outlook Synchronisiert wird kann nur einen Firmenbezug haben.
Ich würde allerdings von so einer Lösung abraten, da dies in der Praxis nur zu Problemen führt.
Dies ginge aber mit Zusatztools, wie z.B. Document Core Pack von PTM, siehe Document COre Pack. Wir setzen dieses Produkt bei all unseren Kunden ein weil es damit endlich möglich ist aus Word heraus auf jedes beliebige Feld und Verknüpfung zuzugreifen.
Leider ist das nicht die Lösung, da die Daten der Custom "Child" Entity nicht mit Outlook abgeglichen werden. D.h. dass beim Kontakt nur die Informationen in Outlook vorhanden wären, die direkt im Kontakt gespeichert sind. Ziel ist es aber in Outlook alle Daten zur Verfügung zu haben, die der Kontakt pro Firmenbezug hat. D.h. alle unterschiedlichen Emailadressen, Telefonnummern, Adressen usw.
Wenn du alle Informationen des Kontaktes in Outlook sehen willst musst du den Kontakt mehrfach hinterlegen. Ein Kontakt, der zwischen CRM und Outlook Synchronisiert wird kann nur einen Firmenbezug haben.
Ich würde allerdings von so einer Lösung abraten, da dies in der Praxis nur zu Problemen führt.
Zusätzlich kann ich die Daten der Child-Entity im Seriendruck einer Kampagne nicht nutzen da der Standardseriendruck keine n-Relationen ausdrucken kann.
Dies ginge aber mit Zusatztools, wie z.B. Document Core Pack von PTM, siehe Document COre Pack. Wir setzen dieses Produkt bei all unseren Kunden ein weil es damit endlich möglich ist aus Word heraus auf jedes beliebige Feld und Verknüpfung zuzugreifen.
Re: Mehrfachverknüpfung von Kontakten und Firmen
29. Oktober 2015 09:50
Hallo Michael,
danke für dein Feedback. Wir nutzen das Documents Core Pack ebenfalls bei vielen Kunden.
Ich habe allerdings die Erfahrung gemacht, dass das Documents Core Pack im Kampagnenmanagement von Dynamics CRM nicht wirklich gut integriert ist, da die generierten Aktivitäten nicht den Kampagnenaktivitäten zugeordnet werden, sondern der Tabelle aus der das Dokument generiert wird. Somit funktioniert der daran anschließende Kampagnenreaktionsprozess nicht mehr.
Zusätzlich sind die von mir beschrieben Anforderungen damit ja leider auch nicht abgedeckt...
Danke & Gruß,
Karsten
danke für dein Feedback. Wir nutzen das Documents Core Pack ebenfalls bei vielen Kunden.
Ich habe allerdings die Erfahrung gemacht, dass das Documents Core Pack im Kampagnenmanagement von Dynamics CRM nicht wirklich gut integriert ist, da die generierten Aktivitäten nicht den Kampagnenaktivitäten zugeordnet werden, sondern der Tabelle aus der das Dokument generiert wird. Somit funktioniert der daran anschließende Kampagnenreaktionsprozess nicht mehr.
Zusätzlich sind die von mir beschrieben Anforderungen damit ja leider auch nicht abgedeckt...
Danke & Gruß,
Karsten